Prozessautomatisierung 2026: Make vs Zapier vs n8n im Praxisvergleich

Prozessautomatisierung lohnt sich für fast jedes Unternehmen — die Frage ist nicht ob, sondern womit. Make, Zapier und n8n sind die drei Hauptplayer. Jedes Tool hat eigene Stärken, und die Wahl des falschen kostet im Worst Case fünfstellige Beträge. Hier ist der ehrliche Vergleich aus echter Projektarbeit.

Zapier

• →Stärken: Über 6.000 Integrationen, sehr einfache Bedienung, große Community.
• →Schwächen: Schnell teuer bei vielen Tasks, weniger flexibel bei komplexer Logik.
• →Kosten: Kostenlos bis 100 Tasks/Monat, dann ab 20$ bis mehrere Hundert€/Monat.
• →Ideal für: Kleine Teams, einfache Workflows, schnelle Prototypen.

Make (ehemals Integromat)

• →Stärken: Visueller Editor mit echter Logikführung, deutlich preiswerter pro Operation als Zapier.
• →Schwächen: Lernkurve ist steiler, manche Integrationen sind weniger ausgereift.
• →Kosten: Kostenlos bis 1.000 Operations/Monat, dann ab 9$/Monat.
• →Ideal für: Mittelständische Setups mit komplexeren Workflows, beste Preis-Leistung.

n8n

• →Stärken: Self-hosted möglich, vollständige Datenkontrolle, sehr flexibel, Open Source.
• →Schwächen: Erfordert mehr technisches Know-how, weniger fertige Integrationen.
• →Kosten: Self-Hosting kostenlos (eigene Infrastruktur), Cloud ab 20$/Monat.
• →Ideal für: Unternehmen mit DSGVO-Anforderungen, technische Teams, individuelle Lösungen.

Welches Tool wann?

Wenn du 5-10 einfache Workflows mit Standard-Tools (Gmail, Slack, Notion) brauchst — Zapier. Wenn du mehr als 20 Workflows, komplexere Logik oder Kostendisziplin brauchst — Make. Wenn du sensible Daten (Kundendaten, interne Dokumente) automatisieren musst und keine US-Cloud willst — n8n self-hosted.

Typische Kostenfallen

• →Zapier-Tasks zählen pro Schritt: Ein Workflow mit 5 Schritten kostet 5 Tasks pro Durchlauf.
• →Make-Operations sind preiswerter, aber unbegrenzte Schleifen können Operations schnell verbrennen.
• →n8n self-hosted klingt kostenlos, braucht aber Server, Wartung und Backups — kalkuliere realistisch.
• →Lock-In: Wer 100 Workflows in Zapier hat, kommt schwer wieder weg — vergleich früh.

Fazit

Für die meisten KMUs ist Make 2026 die beste Wahl: preiswert, flexibel, gut dokumentiert. Zapier lohnt nur für sehr einfache Setups, n8n nur für Teams mit technischem Know-how und Datenschutz-Anforderungen. Starte klein mit einem konkreten Pain-Point — die zweite Automatisierung baut sich dann fast von selbst.